Congés payés : les règles à connaître pour sécuriser vos pratiques RH avant l’été

À l’approche de l’été et de la date du 31 mai, de nombreuses entreprises s’interrogent sur la gestion des congés payés et des RTT :
qui fixe les dates de congés ? Que deviennent les jours non pris ? Quelles sont les nouvelles règles en cas d’arrêt maladie ?

Ces sujets, souvent considérés comme de simples questions d’organisation, peuvent pourtant générer des risques importants pour l’employeur : report de congés, indemnités compensatrices, dommages-intérêts ou litige avec les salariés.

Voici un point complet sur les règles applicables et les réflexes à adopter pour sécuriser vos pratiques RH.

Qui fixe les congés payés ?

La période de prise des congés peut être fixée :

par un accord d’entreprise ou de branche ;
ou, à défaut, par l’employeur via une décision unilatérale ou une note de service.

Le salarié ne peut pas choisir seul ses dates de congés.
Un départ en congés sans autorisation peut même constituer une faute disciplinaire grave.

Pourquoi formaliser une note de service ?

La formalisation des règles de prise des congés est essentielle pour :

organiser les absences ;
sécuriser les décisions de l’entreprise ;
justifier les dates imposées ;
démontrer que l’employeur a permis la prise effective des congés.

En pratique, la jurisprudence rappelle régulièrement que la charge de la preuve repose sur l’employeur.
En cas de litige, il doit pouvoir produire des éléments concrets : mails, affichages, plannings, validations des demandes de congés, etc.

À défaut, le salarié peut obtenir :

le report de ses congés ;
une indemnité compensatrice ;
voire des dommages-intérêts.

Que doit contenir une note de service sur les congés ?

Une note de service efficace doit notamment prévoir :

les modalités de demande et de validation des congés ;
la période de prise des congés ;
les règles de priorité entre salariés ;
les délais de prévenance.

La période de prise doit obligatoirement inclure la période du 1er mai au 31 octobre.

L’ordre des départs peut tenir compte :

de la situation familiale ;
de l’ancienneté ;
de l’activité chez d’autres employeurs.

Les conjoints ou partenaires de PACS travaillant dans la même entreprise ont par ailleurs droit à des congés simultanés.

Quels délais respecter ?

L’employeur doit respecter certains délais d’information :

information collective sur la période de prise des congés : au moins 2 mois avant l’ouverture de la période ;
communication individuelle des dates : au moins 1 mois avant le départ.

Le CSE doit également être consulté dans les entreprises d’au moins 11 salariés.

Une modification des dates de congés moins d’un mois avant le départ n’est possible qu’en cas de circonstances exceptionnelles.

Les congés non pris au 31 mai sont-ils perdus ?

Dans de nombreuses entreprises, la période de prise des congés s’achève le 31 mai.
Les congés non pris à cette date sont, en principe, perdus.

Mais cette règle connaît plusieurs exceptions :

accord collectif prévoyant un report ;
compte épargne temps ;
congé maternité ;
arrêt maladie ou accident du travail.

Attention : le 31 mai n’est pas une date universelle. Certaines conventions collectives ou accords d’entreprise prévoient une autre période de référence.

Congés payés et arrêt maladie : ce qui a changé

Depuis la loi du 22 avril 2024, les salariés acquièrent désormais des congés payés pendant leurs arrêts maladie non professionnels.

Le salarié acquiert :

2 jours ouvrables de congés payés par mois d’arrêt maladie ;
dans la limite de 24 jours ouvrables par période d’acquisition.

En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, les règles restent plus favorables avec une acquisition de 2,5 jours ouvrables par mois sans plafond spécifique.

Une application rétroactive depuis 2009

La réforme s’applique rétroactivement aux arrêts maladie intervenus entre le 1er décembre 2009 et le 23 avril 2024.

Les salariés disposent :

de 2 ans à compter du 24 avril 2024 pour agir s’ils sont toujours dans l’entreprise ;
ou de 3 ans à compter de la rupture du contrat pour les anciens salariés.

La Cour de cassation a également précisé récemment que le plafond de 24 jours s’apprécie par période d’acquisition, sans déduction des congés reportés des années antérieures.

Le report des congés en cas de maladie

Lorsqu’un salarié n’a pas pu prendre ses congés en raison d’un arrêt maladie ou d’un accident, il bénéficie d’une période de report de 15 mois.

Mais ce délai ne commence à courir qu’à condition que l’employeur informe le salarié :

du nombre de jours restants ;
de la date limite de prise.

Cette information doit être transmise dans le mois suivant la reprise du salarié, par tout moyen permettant d’en conserver la preuve : courrier, mail, bulletin de paie, remise en main propre, etc.

À défaut, le délai de report de 15 mois ne démarre pas.

La Cour de cassation a également admis qu’un arrêt maladie survenant pendant les congés ouvre droit au report des jours concernés.

Et les RTT ?

Les RTT ne relèvent pas du même régime juridique que les congés payés.
Leur traitement dépend principalement de l’accord collectif applicable.

Trois situations sont possibles :

le report ;
la monétisation ;
la perte en fin de période.

Le dispositif de monétisation des RTT reste ouvert jusqu’au 31 décembre 2026.

Comme pour les congés payés, l’employeur doit pouvoir démontrer qu’il a permis la prise effective des jours de RTT.

Les 4 réflexes à adopter avant le 31 mai

Avant la clôture de la période de prise des congés, il est recommandé de :

✔️ éditer les soldes individuels de congés et RTT ;
✔️ informer les salariés de leurs droits restants et de la date limite ;
✔️ planifier les jours restants ;
✔️ conserver une trace écrite de toutes les démarches réalisées.

En conclusion

La gestion des congés payés ne se limite plus à une simple validation de dates dans un planning.
Entre obligations d’information, nouvelles règles liées aux arrêts maladie, délais de report et évolution de la jurisprudence, les employeurs doivent désormais sécuriser davantage leurs pratiques.

Chez Fokus RH, nous accompagnons les entreprises dans :